Η βάρδια είναι η επιχειρηματική σου ημέρα στο ταμείο. Την ανοίγεις με τα ρέστα και την κλείνεις με κλείσιμο ταμείου. Έτσι δημιουργείται η Αναφορά Ζ (Z-Bericht).
Η κατάσταση της βάρδιας βρίσκεται στον διακομιστή και ισχύει για όλα τα ταμεία της επιχείρησής σου.
Άνοιγμα βάρδιας
- Συνδέσου στο ταμείο. Αν δεν υπάρχει ανοιχτή βάρδια, η εφαρμογή ρωτά «Άνοιγμα βάρδιας;». Πάτα «Άνοιγμα βάρδιας» (με το «Αργότερα» το παρακάμπτεις).
- Εναλλακτικά, πάτα στην οθόνη κλειδώματος «Άνοιγμα βάρδιας» ή στο backoffice «Άνοιγμα βάρδιας (προσθήκη ρέστων)».
- Εισήγαγε το αρχικό ρευστό για ρέστα σε ευρώ και επιβεβαίωσε με «Άνοιγμα».
Το συρτάρι ταμείου ανοίγει για να βάλεις τα ρέστα.
Κλείσιμο βάρδιας
Μόνο ένας διευθυντής μπορεί να κλείσει τη βάρδια. Πάτα «Κλείσιμο βάρδιας» (οθόνη κλειδώματος) ή στο Backoffice «Κλείσιμο βάρδιας (καταμέτρηση ταμείου + Z)».
Geschlossen wird nur, wenn:
- keine offene Bestellung mehr existiert. Kassiere offene Bons oder storniere sie vorher.
- δεν είναι συνδεδεμένος κανείς σε άλλο ταμείο. Η εφαρμογή σου δείχνει τα ονόματα και τις συσκευές. Αποσύνδεσε αυτούς τους χρήστες εκεί.
Μετά εισάγεις το μετρημένο ποσό μετρητών στο συρτάρι και πατάς «Κλείσιμο». Αν η βάρδια δεν είχε ανοίξει, η εφαρμογή ρωτά πρώτα για το αρχικό ποσό ρέστων.
Η εφαρμογή εμφανίζει στη συνέχεια την αναφορά Ζ με αριθμό, αποδείξεις, ακυρώσεις, τζίρο καθώς και μετρητά και μη μετρητά. Στον έλεγχο ταμείου βλέπεις το αναμενόμενο ποσό (ρέστα συν εισπράξεις μετρητών συν καταθέσεις και αναλήψεις), το πραγματικό και τη διαφορά («Το ταμείο ισοζυγεί», πλεόνασμα ή έλλειμμα). Τη διαφορά το orderhero την καταχωρεί αυτόματα ως διαφορά ταμείου μέσω TSE και εμφανίζεται στην αναφορά Ζ, στο DSFinV-K και στην εξαγωγή DATEV.
Καταθέσεις και αναλήψεις
Μετρητά που μπαίνουν στο συρτάρι ή βγαίνουν χωρίς πώληση τα καταχωρίζεις στο Backoffice της εφαρμογής ταμείου με «Είσπραξη/Πληρωμή (μετρητά χωρίς πώληση)». Έτσι το ταμείο κλείνει σωστά το βράδυ.
- Είσοδος: Ρέστα από την τράπεζα, άλλη κατάθεση, ιδιωτική εισφορά του ιδιοκτήτη.
- Έξοδος: Ανάληψη μετρητών (για παράδειγμα αγορές από σούπερ μάρκετ), μεταφορά χρημάτων στην τράπεζα ή στο χρηματοκιβώτιο, προσωπική ανάληψη του ιδιοκτήτη.
Εισάγεις ποσό και λόγο, το συρτάρι ανοίγει και εκτυπώνεται μια απόδειξη για υπογραφή. Στις μετρητοίς δαπάνες πρόσθεσε το παραστατικό αγοράς. Κάθε κίνηση υπογράφεται μέσω TSE, αλλά δεν αποτελεί τζίρο. Ιδιωτικές καταθέσεις και αναλήψεις μπορεί να καταχωρίσει μόνο ένας διαχειριστής. Τους λογαριασμούς για την εξαγωγή DATEV τους ρυθμίζεις στο Ρυθμίσεις → Λογιστική (DATEV).
Λειτουργία εκπαίδευσης
Για εξάσκηση με νέους υπαλλήλους, ένας διευθυντής ξεκινά τη «Λειτουργία εκπαίδευσης» στο Backoffice της εφαρμογής ταμείου. Όσο είναι ενεργή, το ταμείο εμφανίζει πάνω μια πορτοκαλί ειδοποίηση. Οι πωλήσεις άμεσης πώλησης καταχωρούνται ως εκπαίδευση: δεν υπάρχει τζίρος, τίποτα δεν πάει στην κουζίνα ή στο τερματικό καρτών και η απόδειξη φέρει με μεγάλα γράμματα «ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ». Τα τραπέζια και τα δωροσυνολόγια είναι κλειδωμένα. Κάθε καταχώρηση εκπαίδευσης καταγράφεται παρ' όλα αυτά μέσω TSE, όπως απαιτεί ο νόμος. Τερμάτισε τη λειτουργία στο Backoffice πριν ξαναρχίσεις να χρεώνεις κανονικά.
Αυτόματο κλείσιμο ημέρας
Το κλείσιμο Z γίνεται επιπλέον αυτόματα κάθε νύχτα στις 3:30 και υπογράφεται μέσω TSE. Χωρίς καταμέτρηση δεν δημιουργείται έλεγχος ταμείου. Στις Ρυθμίσεις → Φορολογικοποίηση (TSE) μπορείς να κάνεις χειροκίνητα ένα κλείσιμο που έχασες, αν χρειαστεί («Δημιουργία κλεισίματος»).
Προβολή αναφορών
- Αναφορές → Αναφορές Z: Λίστα όλων των κλεισιμάτων με αρ. Z, ημέρα λειτουργίας, συναλλαγές, μικτό και κατάσταση.
- Berichte → Auswertungen: Umsatz, Zahlarten und Bestseller für einen Zeitraum, dazu der Geschäftsbericht (A4/PDF) mit Kassensturz.
- Αναφορά X: Στην εφαρμογή, στο Backoffice → «Εκτύπωση αναφοράς X», εκτυπώνεις την ενδιάμεση κατάσταση της ημέρας χωρίς να κλείσεις τη βάρδια.
Συμβουλή
Κλείσε τη βάρδια μόνος σου το βράδυ. Μόνο τότε το μετρημένο ποσό μετρητών ανήκει στην αναφορά Z (Z-Bericht) και βλέπεις τυχόν διαφορά.