Die Warenwirtschaft zeigt dir, was jedes Gericht kostet, was im Lager liegt und was knapp wird. Die KI macht die Tipparbeit, du bestätigst nur. Warenwirtschaft ist ein Modul.
Öffne sie unter Speisekarte → Lager & Wareneinsatz. Oben wechselst du zwischen Übersicht, Rezepturen, Wareneingang, Lager und Inventur.
In drei Schritten startklar
- Getränke übernehmen
- Rezepturen von der KI vorschlagen lassen
- Lieferschein fotografieren (oder Postfach verbinden), damit die Einkaufspreise stimmen
Getränke als Lagerware übernehmen
Flaschen und Dosen brauchen keine Rezeptur: ein Verkauf bedeutet ein Stück weniger im Lager. Hake in der Übersicht alles an, was du zählst, und tippe auf „Ausgewählte übernehmen“.
Rezepturen per KI
Im Reiter „Rezepturen“ schlägt die KI für die nächsten 10 Gerichte ohne Rezeptur Zutaten und Mengen pro Portion vor. Prüfe die Zahlen kurz und tippe auf „Übernehmen“. Jede verkaufte Portion zieht dann die Zutaten vom Lager ab. Die Liste zeigt pro Gericht Netto-Preis, Wareneinsatz und Anteil. Ein „~“ bedeutet, dass der Wareneinsatz geschätzte Einkaufspreise enthält.
Lieferschein fotografieren
- Öffne den Reiter „Wareneingang“ und tippe auf „Beleg hinzufügen“. Wähle ein Foto oder PDF. Am Handy öffnet sich direkt die Kamera.
- Alternativ fotografierst du in der Kassen-App unter Backoffice → „Lieferschein fotografieren“. Eingebucht wird danach im Dashboard.
- Die KI liest Lieferant, Artikel, Mengen und Preise. Das dauert etwa 20 Sekunden.
- Unter „Zu prüfen und zuletzt“ erscheint der Beleg mit dem Status „zu prüfen“. Kontrolliere, was auf dem Beleg steht, welchen Lagerartikel orderhero zuordnet, Menge, Einheit und Preis je Einheit.
- Tippe auf „Einbuchen“ oder auf „Aussortieren“.
Die weiteren Status sind „wird gelesen“, „nicht lesbar“ und „eingebucht“. Mit dem nächsten eingebuchten Lieferschein werden geschätzte Preise genau.
Rechnungen aus dem Postfach
Bekommst du Rechnungen per Mail, holt orderhero sie stündlich selbst ab. Am besten richtest du ein eigenes Postfach ein, zum Beispiel rechnungen@dein-restaurant.de.
- Trage im Bereich „Rechnungen aus dem Postfach“ Server (IMAP), Port, Benutzer, Passwort und Ordner ein.
- Setze „Stündlich abrufen“ und tippe auf „Speichern und testen“.
Gmail und Microsoft 365 brauchen ein App-Passwort. Es werden nur PDF- und Bild-Anhänge gelesen.
Lager
Im Reiter „Lager“ stehen alle Lagerartikel mit Name, Einheit, Bestand, Mindestbestand („Mindestens“), Einkaufspreis je Einheit, Lagerort und Wert. Der Bestand ändert sich von selbst: Verkäufe ziehen ab, Wareneingänge und Inventur buchen. Hier korrigierst du nur, wenn nötig, oder legst Artikel mit „Anlegen“ neu an.
Inventur
Gehe mit dem Handy durchs Lager und trage ein, was da ist. Leer bedeutet: nicht gezählt. Die Abweichung zum Soll ist Schwund oder Mehrbestand.
Übersicht
Die Übersicht zeigt den Wareneinsatz der letzten 7 Tage, wie viele Gerichte eine Rezeptur haben, den Lagerwert, die Zahl der geschätzten Preise, was knapp wird und welche Gerichte den höchsten Wareneinsatz haben. Als Faustregel gelten in der Gastronomie 25 bis 35 % bei Speisen und 15 bis 25 % bei Getränken.